Jobausschreibung: MitarbeiterIn (Office-Management)

Das Postgraduate Center der Universität Wien verstärkt sein Team. Wir wenden uns an beruflich erfahrene Personen mit Organisationstalent und bieten Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Eigenverantwortlichkeit und Serviceorientierung.

Wir suchen als Karenzvertretung eine oder einen

Mitarbeiterin oder Mitarbeiter (Office-Management)
im Service Center des Postgraduate Center der Universität Wien

(30 Stunden, ab 05.08.2017, vorerst befristet auf die Abwesenheit der Karenz, mit der Option auf Verlängerung)


Die Tätigkeitsbereiche umfassen

  • Beratung der Weiterbildungs-InteressentInnen und Studierenden (persönlich, telefonisch und per Email)
  • Gesamtes Aufgabengebiet im Bereich der Abschlüsse von Universitätslehrgängen und Zertifikatskursen (Erstellen und Kontrolle von Abschlussunterlagen, wie Zeugnissen, Bescheiden etc.)
  • Betreuung des Prozesses zur Einreichung von Master-Thesen in Universitätslehrgängen (u.a. Plagiatsprüfung, Kontrolle der Einreichformulare, Kommunikation zu BetreuerInnen und Studierenden etc. )
  • Erstellen von Schmuckurkunden und Zertifikatsurkunden sowie Koordination des formalen Abschlussprozesses (Aushändigung, Versand)
  • Laufende administrative Agenden im Bereich des Service Centers wie Ausstellung von Bestätigungen (Teilnahme, Studienzeit, WAFF etc.), Kopien/Duplikaten, Studienausweisen etc.
  • Vertretung der anderen Agenden im Service Center (Zulassung und Erstellung von Admission Statements)
  • Interne Schnitt- und Informationsstelle zu den Program Managern für die oben zuständigen Tätigkeitsbereiche
  • Themen- und Assistenzaufgaben (Aufbereitung von statistischen Daten, Verfassen von Protokollen, Internetrecherchen, Erstellen von Präsentationsunterlagen etc.)
  • Allgemeine Sekretariatsagenden (Telefondienst, Ablage, Korrespondenz, interne Büroorganisation etc. )
  • Unterstützung im Bereich der Lernplattform Moodle

Ihr Profil

  • Abgeschlossene höhere Schule (Matura)
  • Erste berufliche Erfahrungen im Assistenz- oder Kundenbetreuungsbereich oder Sekretariat
  • Vorzugsweise Berufserfahrung im hochschulischen oder öffentlichen Bildungsbereich
  • Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung
  • Umfassende EDV Kenntnisse (MS Office)
  • Sicheres und gutes Englisch in Wort und Schrift
  • Starke Serviceorientierung, soziale Kompetenz und Selbstständigkeit
  • Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise
  • Organisationsfähigkeit

Als Einrichtung der Universität Wien bieten wir ein breites und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Eigenverantwortung, eine Zusammenarbeit mit einem erfahrenen, motivierten Team und regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten. Das Einstiegsgehalt beträgt mind. € 1.467,- (brutto, 30 Stunden/Woche, Kollektivvertrag IIIa, je nach Berufserfahrung auch höher).


Falls wir Ihr Interesse an dieser Stelle geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 7537, welche Sie bis zum 15.05.2017 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!